Mit der Mitarbeitendenvertretung im Boot gelingt die Digitalisierung Ihrer Prozesse

Der Betriebsrat nimmt als betriebsverfassungsrechtliches Mitbestimmungsorgan die Vertretung von Arbeitnehmerinteressen wahr und wirkt bei betrieblichen Entscheidungen mit. Wer die Personaleinsatzplanung und -steuerung automatisieren und digitalisieren möchte, benötigt die Zustimmung des Betriebsrates und wird die Einführung typischerweise über Betriebsvereinbarungen regeln.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Punkte, die in der betrieblichen Mitbestimmung bei der Einführung von Software zu beachten sind.

Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen ist keine Selbstverständlichkeit

Der Umgang mit Smartphones und die digitale Unterstützung verschiedenster Lebensbereiche gehört im privaten Bereich mittlerweile zur Selbstverständlichkeit. Deutsche Unternehmen hingegen geben sich selbst laut einer Befragung des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK) allerdings lediglich die Schulnote „befriedigend“, was den Fortschritt in Sachen Digitalisierung anbelangt.

Dies hat unterschiedliche Gründe. Ein Grund ist, dass die Digitalisierung von Betrieben und betrieblichen Prozessen mit verschiedenen, zum Teil sehr unterschiedlichen Stakeholder-Interessen in Einklang gebracht werden muss. Während die Unternehmensführung im Rahmen der Softwareeinführung Aspekte wie Effizienz und Effektivität im Auge haben mag, geht es Mitarbeitern z. B. darum, ihre Arbeitsplätze zu sichern, Anliegen in der Arbeitszeitgestaltung umzusetzen oder Kontrolle zu vermeiden. Betriebsräte vertreten diese Anliegen und überwachen überdies die Einhaltung des Datenschutzes.

Die Mitarbeitendenvertretung von Anfang an einbeziehen

Unsere Erfahrung zeigt: Um ein Digitalisierungsprojekt von Beginn an konstruktiv zu gestalten, ist es wichtig, Betriebsräte frühzeitig in das Vorhaben einzubinden. Nur so können Bedenken der Mitarbeitenden frühzeitig erkannt und verarbeitet werden.

Nehmen Sie daher die Bedenken der Mitarbeitenden auf, erfragen Sie ihre Probleme und Bedürfnisse und schaffen Sie Verständnis dafür, welche Ziele das Projekt verfolgt – in Bezug auf Mehrwerte für die Mitarbeitenden ebenso wie im Sinne berechtigter Unternehmensinteressen.

Chancen und Risiken digitalisierter Personalprozesse

Gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung ist der Betriebsrat besonders gefordert. Denn digitale Lösungen können durchaus große Vorteile für die Mitarbeitenden darstellen. Andererseits können sie Fragen rund um Datenschutz, Arbeitsschutz, aber auch möglichen Arbeitsplatzverlust aufwerfen.

Bei der Einführung von Systemen zur Planung und Steuerung des Personaleinsatzes ist es daher sehr wichtig, dass alle Stakeholder von Anfang an eingebunden und transparent informiert werden. Einer besonderen Betrachtung bedürfen dabei auch Zugriffsportale oder -Apps für die Mitarbeitenden. Diese bieten große Chancen in Bezug auf Partizipation und Prozesseffizienz, z. B. die Einsicht in den aktuellen Schichtplan, digitale Absprachen von Schichttauschen oder bei Urlaubsanträgen.

Wenn Portale oder Apps für Mitarbeitende auch im privaten Bereich – z. B. auf den privaten Smartphones der Mitarbeitenden – zugänglich gemacht werden, kann es aber auch zu Fragen kommen, ob bestimmte Zugriffe als Arbeitszeit gelten müssten. Darüber hinaus muss es auch für diejenigen Mitarbeitenden, die z. B. aus technischen Gründen keinen Zugriff haben, alternative Möglichkeiten geben, die genannten Informationen zu erhalten bzw. Planänderungen auszulösen. Betriebsräte werden überdies ein besonderes Augenmerk auf den Schutz der personenbezogenen Daten sowie das Thema der Entgrenzung von Arbeits- und Privatsphäre legen. Betriebsräte werden also klare Definitionen und Abgrenzungen von Arbeits- und Freizeit einfordern, die einvernehmlich zu regeln sind.

Transparenz und klare Absprachen schaffen Vertrauen

Wenn diese Fragen im Vorfeld geklärt und entsprechende Regelungen zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite getroffen werden können, erleichtert dies nicht nur die Einführung der digitalen Helfer. Vielmehr können die transparente Information und die Möglichkeit der Mitgestaltung von Anfang an Vertrauen zwischen den Beteiligten schaffen. Denn am Ende profitieren alle von der Digitalisierung. Eine Automatisierung von Personaleinsatzplanung, Zeitwirtschaft und Personalsteuerung bietet viele Vorteile und bedeutet weniger Fehleranfälligkeit sowie eine höhere Planqualität und Stabilität im Vergleich z. B. zu händischen Planungen. Daraus können sich enorme Vorteile für alle Beteiligten ergeben, insbesondere für die Arbeitszufriedenheit. Zudem werden Aspekte des Datenschutzes in entsprechenden Speziallösungen im Allgemeinen deutlich spezifischer berücksichtigt als in den vielerorts noch eingesetzten Excel-Sheets.

Transparenz und Kooperation aller Fachgremien sorgen für bessere Ergebnisse

Gerade sehr große Unternehmen oder Konzerne mit entsprechend großen Betriebsräten haben verschiedene Fachgremien, z. B. Arbeitszeit- oder Prozessausschüsse. Die betroffenen Gremien müssen daher informiert und ihre Perspektive auf das Thema gehört werden, um zu tragfähigen Vereinbarungen zu kommen. Manchmal engagieren die Mitarbeitendenvertretungen eigene Berater*innen. Daher sollten von der Projektleitung alle wesentlichen Informationen für die Betriebsräte und ihre Dienstleister*innen zur Verfügung gestellt werden, um die Grundlage für schnelle Einigungen und Betriebsvereinbarungen zu schaffen.

Den Datenschutz im Blick

Wichtigste Grundlage aller genannten Prozesse sind persönliche Daten von Mitarbeitenden. Der Umgang mit ihnen muss in Auftragsverarbeitungsverträgen mit Dienstleister*innen geklärt und in Verfahrensverzeichnissen dokumentiert werden. Auch dem Betriebsrat kommt eine Verantwortung in einer korrekten Umsetzung der Datenschutzanforderungen zu. So wird der Betriebsrat insbesondere einfordern, dass das System ein feingranulares Rechte- und Rollenkonzept hat und dies genutzt wird, um das „Need-to-know“-Prinzip umzusetzen. Darüber hinaus werden Unternehmen insbesondere bei Cloud-Anbietern sicherstellen, dass die Daten in einer Weise gespeichert werden, die mit den strengen Auflagen des europäischen Datenschutzrechts vereinbar sind.

Der Schulterschluss aller Beteiligten steigert die Aussicht auf Erfolg

Binden Sie Ihre Mitarbeitendenvertretungen bereits vor dem Start des eigentlichen Projektes in die Verhandlungen mit ein. Legen Sie Ihre Absichten dar und erfragen Sie frühzeitig die Perspektive der Mitarbeitenden und ihrer Vertreter. Ein proaktives Vorgehen zahlt auf den Projekterfolg ein, wenn alle Beteiligten ihre Vorstellungen und Bedenken frühzeitig einbringen können.