Die Corona-Pandemie: Wie man jetzt geschickt Arbeit(skapazität) plant

Vor wenigen Wochen wurde die Welt der Arbeit auf den Kopf gestellt. Vorläufig? Naja, das würde man hoffen. Aber besser beraten ist, wer die Dinge realistisch sieht. Auch wenn jetzt gerade die ersten Lockerungen von Ausgangssperren und Kontaktverboten beschlossen werden – es gibt gute Gründe, warum noch nicht direkt wieder Normalität einkehren wird. Denn das Virus ist noch unterwegs. Wissenschaftler sagen voraus, dass die Lockerungen wahrscheinlich mindestens lokal zu einem Wiederaufflammen von Infektionsherden führen können. Wahrscheinlich ist, dass wir in den nächsten Monaten eine Oszillation zwischen einer schrittweisen Rücknahme und einem Anziehen der Beschränkungen sehen werden.

Solange kein Impfstoff verfügbar ist, werden auch Betriebe sich den Herausforderungen stellen müssen. Die Umstellungen sind nicht nur Kurzarbeit und Homeoffice, auch in den gewerblichen Bereichen gibt es zahlreiche Anpassungen. Neben den üblichen Abstandsregeln versuchen Betriebe, Austausche zwischen unterschiedlichen Bereichen und verschiedenen Mitarbeitergruppen zu minimieren. Kantinen bleiben geschlossen, Schichtübergaben werden reduziert oder vermieden, Arbeits- und Umkleidezeiten entzerrt, gemeinsame Fahrten zur Arbeit vermieden.

Neue Gesetze und Regelungen

Es ist fast überraschend, wie pragmatisch auch der Gesetzgeber ist. Die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes wurden auf Basis einer Öffnungsklausel temporär relaxiert. Diejenigen, die dachten, dass die DSGVO die Inquisition der digitalen Welt ist, dürften über die Klarstellung des Bundesbeauftragten für den Datenschutz überrascht sein, dass die namentliche Kenntnis von Infizierten und Verdachtsfällen unter Aspekten des Infektionsschutzes geboten sein kann. Und Arbeitsrechtler gehen davon aus, dass Mitarbeiter nachgewiesene Erkrankungen dem Arbeitgeber melden müssen.

Aber wie können Betriebe die gewerbliche Arbeit in dieser Situation gut organisieren? Was sind die besonderen Herausforderungen? Und wie begegnen Unternehmen diesen Herausforderungen in den Schichtbetrieben, deren Arbeit jenseits von Skype, Zoom und Teams stattfindet?

Sinnvolle Arbeitsmodelle entwickeln

Das erste, womit viele Betriebe direkt zu tun bekamen und weiterhin bekommen, ist die Anpassung der Arbeitskapazität. Weil der Absatz einbrach, mussten viele Betriebe in Kurzarbeit gehen, davon viele in „Kurzarbeit 0“. Aber es gibt auch die Betriebe, die in kurzer Zeit Zusatzkapazitäten aktivieren mussten: Krankenhäuser, Lebensmittellogistiker, Hersteller von Medizintechnik – nicht zu vergessen die vielzitierten Toilettenpapierhersteller! Da ist es sinnvoll, erstmal Modelle zu entwickeln, welche Arbeitskapazität unter den geänderten Rahmenbedingungen benötigt wird. Wer hier vorgesorgt hat und schon länger Bedarfsplanungsmodelle einsetzt, hat deutliche Vorteile. Diejenigen, die das bisher noch nicht so systematisch gemacht haben, dürften gut beraten sein, zumindest einfache Rechenmodelle zu bemühen. Wer Mitarbeiter überhastet in Kurzarbeit schickt und im nächsten Moment doch wieder schnell zurückholt, zeigt, dass noch Verbesserungspotenzial besteht.

Der nächste Schritt ist die Kapazitätsanpassung selbst. Die Bundesregierung hat schnell reagiert und die Regeln für Kurzarbeit nochmal flexibilisiert. Aber selbst die flexibelsten Regeln machen Kurzarbeit nicht unbedingt zum besten Instrument. Schließlich gibt es Industrien, die weiterhin oder gerade jetzt Kapazität benötigen. McDonald’s und Aldi haben es vorgemacht: im Rahmen einer Personalpartnerschaft helfen McDonald’s-Mitarbeiter jetzt bei Aldi in der Lebensmittellogistik aus. Auch hier dank einer Regelung des Gesetzgebers, der gelegentliche Entleihen von Arbeitnehmern von den Bestimmungen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes ausnimmt. Um mehr Gelegenheiten für solche gegenseitigen Hilfen zu schaffen, hat INFORM gemeinsam mit den Industrie- und Handelskammern in kürzester Zeit die Internetplattform TeamTausch ins Leben gerufen. TeamTausch bringt kostenfrei und unter höchsten Datenschutz- und Privacy-Anforderungen Unternehmen zusammen, die an Personalpartnerschaften interessiert sind.

Herausforderungen der Einsatzplanung meistern

Wer dann bei der Einsatzplanung der Mitarbeiter angekommen ist, steht möglicherweise vor einer der folgenden Herausforderungen:

• Die bisherigen Schicht- und Einsatzpläne passen nicht mehr. Sie müssen an den Mehr- oder Minderbedarf an Arbeitskapazität angepasst werden. Und das möglicherweise nicht nur einmal, sondern im Abstand weniger Wochen mehrfach. Viele Unternehmen stoßen hier mit ihren üblichen Planungsmethoden an Grenzen. INFORM möchte Unternehmen in dieser Krise helfen und erstellt kostenfrei Notfallschichtpläne, basierend auf den Optimierungsverfahren des Workforce-Management-Systems WorkforcePlus. Die Betriebe müssen das System nicht bei sich einführen, so kann ihnen schnell und pragmatisch geholfen werden.
• Einige Unternehmen wollen die Planung weiterhin selbst durchführen, z. B. weil vorauszusehen ist, dass der Arbeitszeitbedarf in den nächsten Monaten wiederholt schwanken wird oder sie die Planung an vielen Standorten und Unternehmensbereichen durchgeführt werden muss. Und das unter den besonderen Herausforderungen, z. B. den Randbedingungen von Mitarbeitern, die ihre Kinder betreuen müssen. Hier kann es helfen, schnell und pragmatisch ein einfaches Systemsetup zu implementieren, z. B. auf Basis einer Cloudinfrastruktur. Mit der richtigen Umsetzung kann sich dieser Ansatz schnell lohnen.
• Wieder andere Unternehmen haben ein auf den ersten Blick einfach erscheinendes Problem: sie wissen nicht, wie sie die wiederholten Planänderungen effizient an ihre gewerblichen Mitarbeiter kommunizieren können, weil diese keine Firmen-E-Mail-Adressen haben, oder weil die Unternehmen keine privaten E-Mail-Adressen haben. Man kennt nur ihre Telefonnummer. Statt vieler Telefonate, um Mitarbeiter über ihre nächsten Einsatzpläne zu informieren oder aus der Kurzarbeit zurückzuholen, kann ein einfaches Webportal die Kommunikation erleichtern. Dort können Einsatzpläne bekannt gegeben und Änderungen schnell kommuniziert werden.
• Und was ist mit den spezifischen Anforderungen, die die Pandemie für die Planung von Arbeitseinsätzen mit sich bringt? Es gilt datenschutzkonform Verdachts- und Infektionsfälle zu erfassen, Quarantäne- und „Containment“-Maßnahmen zu überwachen, infektionsbasierte Abwesenheiten und Entschädigungsregelungen zu erfassen und arbeitszeitbezogene Sonderregelungen (z. B. die COVID-19-Arbeitszeitverordnung) umzusetzen.

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