¿Es posible implementar una gestión de turnos eficiente y enfocada en los colaboradores?

Incorporar tecnología en la programación de turnos laborales implica un profundo pero necesario cambio en las organizaciones a fin de incrementar los beneficios para ambas partes (colaboradores e industria), algunos de ellos directos y cuantificables en términos de productividad, y otros profundos asociados a la motivación, compromiso, cultura y servicio.

Hoy existen diversas líneas de pensamiento sobre cúal es la mejor manera de generar un clima laboral que fomente la creatividad y la motivación de los colaboradores, al mismo tiempo que ayude a las empresas a mantener un buen nivel de competitividad -lo cual se logra gracias a la óptima gestión y el desempeño de sus colaboradores-. Aquellas empresas que han puesto la planificación de turnos en el centro de su operación han logrado ventajas competitivas sostenibles frente a sus competidores, tales como personal más calificado, menores tasas de rotación, aumento de la productividad y motivación, mejor servicio y mayor flexibilidad, entre otras, para lo cual es necesario contar con software inteligentes que apoyen el proceso de planificación y programación de personal.

“Muchas empresas cuentan con planillas de cálculo para la planificación de turnos debido a su facilidad de uso y amplio alcance. Sin embargo, las mismas son propensas a errores, poco colaborativas y difíciles de interconectar con los entornos tecnológicos de la empresa que hoy ofrecen un sin número de beneficios. Al final, las hojas de cálculo fueron introducidas en los años 80’ y nos acompañaron por décadas, pero no hay que dejar que la nostalgia maneje el negocio. Por el contrario, para ser cada día más competitivos en un entorno tan desafiante, hoy la industria necesita la digitalización de estos -y muchos otros- procesos para abordar eficientemente esta necesidad”, afirma Federico dos Reis, CEO de INFORM en Latam.

Además, “el círculo virtuoso que trae consigo una planificación de turnos en empresas con rotación intensiva de personal comienza con abordar la calidad de vida de las personas, considerando sus necesidades y deseos sin descuidar la eficiencia y el servicio a los clientes” agrega dos Reis.

De este modo, para que una planificación de turnos sea exitosa, es necesario incluir los siguientes aspectos en el proceso de decisión:

Comunicación fluida y oportuna con las personas

En el año 2030 un 75% de la fuerza laboral será millennial. Las antiguas formas de comunicación, es decir, textos escritos en pizarras, papel o herramientas estáticas, dejarán de ser una opción viable. Actualmente las personas quieren tener visibilidad de sus turnos de manera inmediata a través de sus smartphones, en cualquier lugar.

Flexibilidad desde y hacia la empresa

Estudios en el área de recursos humanos muestran transversalmente que una de las variables que más valoran las personas es la flexibilidad. Las herramientas más avanzadas de gestión de turnos de personal permiten el intercambio de turnos entre colegas, preocupándose de que se cumplan con todos los requisitos legales y funcionales. Por otro lado, potentes algoritmos de optimización basados en IA, permiten adaptar, con solo un “clic”, la planificación de turnos en el caso que hubiesen cambios relevantes en la demanda de personal o en la disponibilidad de estos.

Abordar la calidad de vida desde las perspectivas de las personas

Este punto es un concepto amplio y su significado varía de persona a persona. En empresas con sistemas de turnos que deben cubrir fines de semana y horarios diversos (como turnos nocturnos), se torna un tema fundamental para gestionar. ¿Pero cómo abordar este desafío si para cada colaborador es diferente? La respuesta es escuchando las preferencias de cada uno y considerarlas a la hora de armar la programación de trabajo. Esto es factible con los sistemas de optimización de turnos de personal, que mediante algoritmos inteligentes, pueden buscar resultados que cumplan con los requisitos operacionales y a su vez considerar la mayor cantidad de preferencias de los empleados posibles considerando temas ergonómicos a la hora de proponer una programación de turnos.

Un proceso transparente y visible

Un proceso altamente manual y con herramientas poco sofisticadas e integradas carece de visibilidad y puede llevar a problemas de planificación que no son visibles y que se traducen en quiebres de servicio o sobrecostos. En este sentido, las herramientas más avanzadas cuentan con reportes inmediatos y capacidad de integración con herramientas de BI, lo que le permite a las organizaciones medir y refinar la forma en la cual operan.

Colaboración o co-Creación de la programación de turnos

Este concepto es muy novedoso en la construcción de turnos de personal. El lograr compilar y considerar las necesidades y deseos de las personas en el armado de los turnos de los meses siguientes es una tarea compleja y prácticamente imposible para la mente humana, una vez que se supera una cantidad mínima de empleados. La buena noticia es que los algoritmos inteligentes permiten considerar los deseos del personal y optimizar la asignación de estos en base a lógicas de decisión que buscan equidad.

Que sea justa y equitativa

El automatizar el proceso a través de algoritmos inteligentes que permiten un balance transversal en la manera de armar los turnos produce equidad y justicia a la hora de la construcción de las programaciones. Adicionalmente, es posible definir dentro de sistemas avanzados la distribución equitativa de ciertos turnos. Esto es clave, por ejemplo, en aquellos trabajos físicos donde ciertos días de la semana o turnos son marcadamente más demandantes que otros, o por ejemplo en el retail, donde hay turnos que concentran mayor cantidad de ventas y comisiones que otros.

“Como empresa tenemos más de 50 años de historia, pero desde principios de los años 80’ empezamos a ofrecer software en diferentes industrias para solucionar problemas complejos con un enfoque basado en la investigación de operaciones. Nuestra experiencia nos enseñó que un proceso de gestión de cambio y procesos operacionales claros y eficientes son fundamentales para que este tipo de proyectos sean exitosos”, finaliza el ejecutivo.