¿Es posible tener una gestión de turnos más eficiente en la industria hotelera?

Las diferentes áreas dentro del rubro hotelero deben adaptarse de manera dinámica a cambios repentinos de ocupación y prepararse para recibir temporadas altas sin que los clientes sientan una diferencia en el servicio. Para poder manejar de manera eficiente este dinamismo la industria ha implementado software con algoritmos inteligentes por ser la alternativa más confiable para ofrecer un mejor servicio al cliente final.

Una de las industrias más afectadas por la pandemia fue el turismo. Tanto los viajeros de negocios como los turistas dejaron de hacerlo por un tiempo prolongado y recién se espera que este año se alcancen niveles pre pandemia.

Uno de los constantes desafíos a los que se enfrenta esta industria es la capacidad de lidiar con diferentes temporadas (altas, medias, bajas) y fluctuaciones relevantes en la ocupación, según la semana del mes y los días de la semana. Esto hace que la planificación de recursos humanos sea desafiante y muy dinámica. Las diferentes áreas dentro de un hotel se deben adaptar de manera dinámica a cambios repentinos de ocupación y prepararse para recibir temporadas altas sin que los clientes sientan una diferencia en el servicio.

Para poder manejar de manera eficiente este dinamismo en la ocupación la industria ha ido implementando software con algoritmos inteligentes para el armado de los turnos de personal que permite asignar los turnos y días de descanso de los colaboradores de manera óptima, garantizando que en los días de alta ocupación se cuente con los recursos necesarios. Estos algoritmos optimizan de manera automática las agendas de los colaboradores, minimizando la cantidad de tiempo invertido en este proceso y mejorando sustancialmente el resultado que se obtiene.

Otra de las iniciativas que se utilizan para hacer frente a la fluctuación entre temporadas es el aprovechamiento de la capacidad de las personas para desempeñar múltiples tareas y funciones. Este tipo de soluciones son capaces de manejar las actividades diarias de los colaboradores y asignarlas de manera automática según la necesidad y la temporada. Un factor que trae desafíos importantes a la programación de turnos en un hotel es la continuidad operacional de éstos con diferentes tipos de turnos donde es complejo compatibilizar la vida laboral de los colaboradores con su vida personal. Aquellos hoteles que logran superar este desafío se ven beneficiados con una menor rotación, ausentismo y por ende personal más calificado y comprometido con su trabajo, lo que se traduce en un mejor servicio al cliente.

Las tecnologías modernas, como la Inteligencia Deductiva (ID), permiten que el software de gestión del personal se adapte a las necesidades individuales sin necesidad de invertir en programación. Esta capacidad de adaptación es especialmente importante en la región ya que a nivel general se están ejecutando cambios profundos en las políticas laborales.

“La optimización de turnos de personal se mueve en un triángulo de intereses donde las empresas deben lograr un óptimo entre eficiencia, servicio y calidad de vida. Esto suena simple, pero en industrias tan dinámicas -como la hotelería- es una tarea muy compleja donde procesos manuales producen ineficiencias, incumplimientos legales y quiebres en el servicio. Para evitar lo anterior, algoritmos inteligentes son capaces de manejar esta complejidad de manera simultánea para, de forma automática, proponer la estructura de turnos óptima alineada con la necesidad de personal, los deseos de las personas, la legalidad y garantizar los estándares de servicio”, explica Federico dos Reis, CEO de INFORM en Latinoamérica, compañía que desarrolló hace más de una década el primer sistema basado en inteligencia deductiva para el armado de turnos de personal.

Este tipo de tecnología permite la personalización de la lógica detrás de la optimización de turnos de personal sin riesgos y a una fracción del costo del software individual. A diferencia de las tecnologías de Inteligencia Artificial (IA) actualmente en boga, como el Aprendizaje Automático, la ID no sólo cambia las reglas del desarrollo de software en tareas limitadas, sino que también permite una implementación eficiente de toda la lógica del sistema yendo aún más allá que las tecnologías de IA tradicionales.

“Uno de los problemas más comunes que escuchamos en diferentes industrias es que los sistemas actuales no son capaces de representar la complejidad de la operación y que a medida que pasa el tiempo, por ejemplo, debido a cambios regulatorios o proyectos que cambiaron procesos internos, esta brecha se acentúa más. Los sistemas avanzados permiten reflejar estas complejidades y tienen la capacidad de evolucionar con el tiempo, siendo una inversión segura que produce eficiencias superiores” explica Federico dos Reis.