Fairplay für die Feiertagsbesetzung

Wer an Weihnachten denkt, denkt an Geschenke, gutes Essen und bunt geschmückte Tannenbäume. Außer Sie sind für die Schichtplanung zuständig. Dann denken Sie mit Blick auf Weihnachten: Wen kann ich dieses Jahr bitten, die unliebsamen Schichten zu übernehmen?
Wunschzettel mit präferierten Schichten können Mitarbeitende dem Planer zwar schreiben, aber anders als der Weihnachtsmann, können Schichtplaner nicht auf Basis von„artig und unartig“ Listen entscheiden, wessen Wünsche erfüllt werden. Für Planer gelten andere Kriterien.

Die Wünsche der Mitarbeitenden zu berücksichtigen, die Schichten fair zu verteilen – auch über die Jahre hinweg – und dann noch Gesetze, Verträge, Qualifikationen und persönliche Belange der Mitarbeitenden im Blick zu behalten, ist ganz schön herausfordernd. Ziemlich schwierig, all diese Aspekte zu berücksichtigen und richtig zu gewichten. Manuelle Planung ist zudem selten objektiv. Die Vergabe der Schichten kann von der Belegschaft schnell als unfair empfunden werden.

Hinter jeder Schicht – einem bunten Kästchen in einem Raster – steckt ein Mensch, der durch die Entscheidung des Planers am Heiligen Abend vielleicht nicht mit seinen Liebsten am schön gedeckten Tisch sitzt. Umso wichtiger ist es, dass Schichten fair und möglichst den Wünschen der Mitarbeitenden entsprechend vergeben werden können, ohne dabei die Geschäftsziele aus den Augen zu lassen.

Digitale Schichtplanung entlastet den Schichtplaner. Workforce-Management-Software kann alle Aspekte gleichzeitig beleuchten und individuell gewichten. Die Software kann auf Wünsche eingehen, behält Überstunden im Blick, achtet auf Ausgleichstage, checkt, ob alle nötigen Qualifikationen abgedeckt sind, kann dabei einen längeren Planungshorizont betrachten und bezieht Vergangenheitsdaten mit ein. So spielt natürlich eine Rolle, wer die letzten Jahre an Weihnachten und Silvester gearbeitet hat, und Dienste können somit fairer verteilt werden.

In Self-Service-Apps können Mitarbeitende im Vorfeld der Planung individuelle Wünsche und Präferenzen für einen definierten Zeitraum einfach eintragen. Welche Arten von Wünschen vom Mitarbeitenden angefragt werden können, ist innerhalb der Stammdaten für jede Mitarbeitendengruppe parametrierbar. Das können ein Wunsch nach einem freien Tag sein, bevorzugte Schichten oder Verfügbarkeiten für Mehrarbeit. Denn in einigen Unternehmen sind die Feiertagsschichten entgegen der Annahme sogar sehr beliebt, weil saftige Zuschläge winken. Für alle, die keine Familie oder Verpflichtungen haben oder der Familie sogar gerne fernbleiben möchten, sind gerade diese Schichten besonders attraktiv.

Automatisierte Planerstellung kann die Präferenzen der Belegschaft berücksichtigen und gibt Planenden mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben. So kehrt mehr Fairness an den Festtagen ein.

Welche Pläne haben Sie für die Feiertage?