INFORM-Studie: COVID-19 – Herausforderungen für den Personaleinsatz

Mehr als drei Viertel der deutschen Unternehmen hatten während des ersten Lockdowns Probleme mit dem Personaleinsatz, wie eine aktuelle Studie des Aachener Optimierungsspezialisten INFORM zeigt. 69 % glauben, dass COVID-19 die Digitalisierung im Bereich Personal und Einsatzplanung beschleunigt.

COVID-19 hat die Arbeitswelt in diesem Jahr massiv verändert und fast alle deutschen Unternehmen vor große Herausforderungen gestellt. Mehr als 50 % schickten während des ersten Lockdowns im Frühjahr Mitarbeiter ins Home-Office, 45 % führten Kurzarbeit ein und viele hatten mit Quarantänemaßnahmen zu kämpfen oder mussten sogar schließen. Das geht aus der aktuellen INFORM-Studie „COVID-19: Herausforderungen für den Personaleinsatz“ hervor.

Die wichtigsten Ergebnisse im Überblick:

1. Krisenherd Personaleinsatz: 94 % der befragten Unternehmen waren während des ersten Lockdowns von Maßnahmen wie Home-Office, Kurzarbeit, Quarantäne oder (Teil-) Schließungen betroffen. 76 % berichteten von Schwierigkeiten, weil Mitarbeiter wegen Kinderbetreuung oder Erkrankungen ausfielen, sich vor Infektionen fürchteten oder schlecht erreichbar waren. Diese Schwierigkeiten werden künftig sogar noch zunehmen, wenn die Nachfrage wieder anzieht oder Betriebszeiten, Schichtsysteme und Arbeitszeitmodelle angepasst werden sollen.
2. Schutzmaßnahmen: Der erste Lockdown war geprägt durch einen hohen Informations- und Klärungsbedarf. Jeweils mehr als drei Viertel der Unternehmen empfanden Regelungen rund um den Infektionsschutz und die Umsetzung von Abstandsmaßnahmen herausfordernd. Trotzdem bewerten inzwischen 85 % der Teilnehmer das Ausmaß der Schutzmaßnahmen als gut oder sehr gut. Auch die Mitarbeiterakzeptanz ist hoch.
3. Kontakt-Tracing: Über 75 % der Unternehmen sind davon überzeugt, dass digitale Lösungen geeignet sind, Personenkontakte auf dem Betriebsgelände zu reduzieren. Doch lediglich 13 % setzen solchen Lösungen bereits ein, obwohl sie Betriebsschließungen bei Infektionsfällen verhindern könnten. Diese Unternehmen stuften die Lösungen mit großer Mehrheit als wichtig oder sehr wichtig ein (91 %). Von den Unternehmen, die solche Lösungen nicht nutzen, teilten nur 37 % die positive Einschätzung.
4. Personaleinsatzplanung: Eine Spezialsoftware für die Personaleinsatzplanung kommt gerade einmal in 37 % der Unternehmen zum Einsatz. Doch immerhin 56 % der Befragten gaben an, sie hätten sich in den vergangenen Monaten eine größere Softwareunterstützung in diesem Bereich gewünscht, um eingeschränkte Mitarbeiterverfügbarkeiten besser zu berücksichtigen (30 %), die Kommunikation von Einsatzzeiten zu erleichtern (28 %) sowie Betriebszeiten, Schichtsysteme und Arbeitszeitmodelle leichter anzupassen (28 %).
5. Elektronische Zeiterfassung: Den meisten Unternehmen fehlt nicht nur eine Software für die Personaleinsatzplanung, sondern auch eine mobile Zeiterfassung, die Mitarbeitern im Home-Office helfen und Mitarbeiteransammlungen an Zeiterfassungsterminals zu Schichtbeginn und Schichtende vermeiden würde. In lediglich 20 % der Unternehmen unterstützt die Zeiterfassung mobile Endgeräte, was erstaunlich ist, da 77 % der Befragten Arbeitszeiten bereits durchgehend und weitere 17 % zumindest teilweise elektronisch erfassen. Vermutlich wurden die Lösungen eingeführt, als Smartphones und Tablets noch nicht allzu verbreitet waren.
6. Digitalisierungsgrad: Obwohl 57 % der befragten Unternehmen keine Spezialsoftware für den Personaleinsatz nutzen, halten nur 40 % dieser Unternehmen ihren Digitalisierungsgrad für unterdurchschnittlich oder stark rückständig. Insgesamt liegt dieser Anteil bei 30 %. Eine hohe oder sehr hohe Digitalisierung bescheinigen sich 12 % der Unternehmen ohne spezialisierte Software und 32 % der Unternehmen mit Spezialsoftware. 69 % glauben, dass die Pandemie die Bedeutung der Digitalisierung im Bereich Personal und Einsatzplanung steigern wird.

„Viele Unternehmen haben erkannt, dass ihnen spezialisierte Software bei der Planung ihres Personaleinsatzes hilft, wenn Mitarbeiter nur eingeschränkt verfügbar sind oder Schichtpläne angepasst werden müssen. Allerdings nutzen sie die Möglichkeiten dieser und anderer digitaler Lösungen zur Reduzierung und Nachverfolgung von betrieblichen Personenkontakten bislang nur selten – offenbar fehlen ihnen Informationen, welche Lösungen sie wie beim Infektionsschutz unterstützen können“, erklärt Dr. Jörg Herbers, Bereichsleiter Workforce Management bei INFORM. „Viele der Veränderungen, die COVID-19 angestoßen hat, werden bleiben, etwa die stärkere Verbreitung von Home-Office. Ich bin aber davon überzeugt, dass flexiblere Dienst- und Schichtpläne auch dafür geeignet sind, für gewerbliche Mitarbeiter eine bessere Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf zu ermöglichen. Es geht zum Beispiel um Menschen, die im Handel, der Produktion oder Logistik arbeiten und nicht ins Home-Office wechseln können.“

Zur Methodik: Für die Studie wurden zwischen Juli und September 2020 179 Fach- und Führungskräfte von deutschen Unternehmen verschiedener, größtenteils produzierender Branchen befragt. Alle Befragten beschäftigten sich in ihren Unternehmen strategisch, taktisch oder operativ mit der Personaleinsatzplanung und der Organisation der Arbeit. Die Unternehmensgrößen stellten einen guten Querschnitt der deutschen Wirtschaft dar. Über drei Viertel der Unternehmen beschäftigten mehr als ein Viertel ihrer Mitarbeiter im Schichtdienst, 61 % sogar mehr als die Hälfte.

Die vollständigen Studienergebnisse sind verfügbar unter https://www.inform-software.de/workforcemanagement/studie