Ist Agilität ein neues Thema für Personaleinsatzplanung?

Agilität ist ein aktuelles Trendthema, das viele Gemüter bewegt. Aber trifft das auch auf Agilität im Workforce Management zu? Kann es so etwas wie eine agile Personaleinsatzplanung überhaupt geben?

Generell ist Agilität kein neues Thema, sondern existiert bereits seit den 1950er Jahren in verschiedenen Facetten und Ausprägungen. Der Ursprung des Konzeptes geht auf die Systemtheorie von Organisationen zurück. Dass Agilität heute hoch aktuell ist, hängt mit dem rasanten Fortschritt der Digitalisierung zusammen.

Auch wenn der Begriff „agil“ unscharf verwendet wird, besteht gemäß einer aktuellen Studie des Instituts für Personalforschung in der Praxis weitgehender Konsens darüber, dass es vor allem darum geht, schnell und dynamisch auf Veränderungen zu reagieren und sich anzupassen. Als wichtig gilt insbesondere die Fähigkeit, punktuell und unmittelbar auf Kundenwünsche zu reagieren und eine agile Grundhaltung in der Organisation und den Prozessen zu etablieren.

Im Fokus der aktuellen Diskussion um die Relevanz und Umsetzbarkeit von agilen Methoden stehen vor allem Softwareentwicklung, Managementprinzipien und Projektmanagement. Themen, die auf den ersten Blick wenig mit Personaleinsatzplanung (PEP) zu tun haben.

Agilität – in der PEP schon immer unverzichtbar

Überhaupt scheinen PEP-Themen im Kontext agiler Planung kaum wahrgenommen zu werden. Dabei ist und war die Personaleinsatzplanung schon immer in besonderem Maße mit den Herausforderungen eines agilen Umfelds konfrontiert. Das liegt in der Natur der Sache und resultiert letztlich aus dem unausweichlichen Konflikt zwischen der Prognostizierbarkeit des Arbeitszeitbedarfs und den Fürsorgepflichten eines Unternehmens zum Schutz des Mitarbeiters. Letzteres bedingt die Einhaltung ausreichender Ankündigungsfristen, auch wenn der Arbeitszeitbedarf noch gar nicht abschätzbar ist.

Neue Herausforderungen durch agile Märkte und Kostendruck

Den Konflikt gab es prinzipiell schon immer, nur hat er sich in Zeiten immer agiler werdender Märkte enorm verschärft. So müssen Entscheidungen über den Personaleinsatz aus organisatorischen und sozialen Gründen heute typischerweise frühzeitiger getroffen werden als es aus betriebswirtschaftlicher Sicht wünschenswert wäre. Das hängt mit immer stärker und dynamischer schwankenden Arbeitszeitbedarfen zusammen.

Früher waren die Bedarfsschwankungen in der Regel weniger ausgeprägt und die Betriebszeiten kürzer, innerhalb derer Arbeitsleistungen zu erbringen waren. Ein Beispiel hierfür sind die deutlich ausgeweiteten Öffnungszeiten im Einzelhandel, aber auch bei Callcentern und anderen Dienstleistern. Beide Faktoren wirken sich erschwerend auf die Bedarfsprognose aus.

Zudem war der Kostendruck geringer, so dass eine ausreichende Reserveplanung zur Abfederung von Schwankungen und unerwarteten Ereignissen leichter realisiert werden konnte. Auf Seiten der Mitarbeiter führte das zu insgesamt stabileren Dienstplänen; die Anforderungen an die Flexibilität der Mitarbeiter waren geringer als heute üblich.

Mit dem seit Jahren steigenden Kostendruck hat sich der Alltag der PEP für alle Beteiligten gravierend geändert. Unternehmen wie Mitarbeiter sehen sich hohen Anforderungen an die Arbeitszeitflexibilität gegenüber. Zudem bestimmen eine immer geringer ausfallende Reserveplanung und die Geschwindigkeit, mit der sich die Anforderungen ändern, vielerorts die Dienstplanung.

So nachvollziehbar die Notwendigkeit der Agilität eines Unternehmens ist, so wichtig ist es, sie nicht einseitig zu Lasten der Mitarbeiter umzusetzen. Ein Dienstplan, der im Zeichen der Agilität keine Verlässlichkeit bietet und permanent „umgeschmissen“ wird, führt nicht nur zur Unzufriedenheit der Mitarbeiter, sondern verursacht auch hohe Planungsaufwände und damit Kosten.

Auf agile Optimierung spezialisierte PEP-Software ist unabdingbar

Um hier die richtige Balance in der Planung zu finden, bedarf es einer spezialisierten PEP-Software, die mittels agiler Optimierungsverfahren den Anforderungen aller Planungsphasen gewachsen ist.

Wegen des erforderlichen langen Planungsvorlaufs, beispielsweise für die Personalrekrutierung oder die Erstellung eines Rahmendienstplanes, erfolgt die Personaleinsatzplanung in verschiedenen Phasen mit jeweils anderem Planungshorizont und Fokus. Auch wenn die Begriffe nicht eindeutig verwendet werden, wird häufig nach strategischer, taktischer und operativer Planungsphase unterschieden.

In allen Planungsphasen gibt es zahlreiche externe, nicht beeinflussbare, aber pla­nungsrelevante Faktoren (wie zum Beispiel die Entwicklung der Geschäftstreiber oder des Kran­ken­standes), die sich unmittelbar auf die PEP auswirken. Ihre voraussichtliche Entwicklung muss auf Basis von Annahmen geschätzt werden. Da diese Annahmen im Allgemeinen umso ungewisser sind, je größer der Planungshorizont ist, sind Anpassungen in nachgelagerten Planungsphasen im Workforce Management unvermeidbar, ja letztlich sogar wünschenswert.

Grundsätzlich ist eine optimale Lösung immer nur im Hinblick auf die konkrete Planungssituation optimal. Ändern sich wesentliche Annahmen über den Bedarf oder das Angebot an Arbeitszeit, wird eine vormals optimale Lösung schnell suboptimal. Dann braucht es eine PEP-Software, welche agile Optimierungsverfahren beherrscht, um für die aktuelle Situation die bestmögliche Lösung zu finden und die Planung schnell anzupassen.

Besondere Anforderungen nach Dienstplanveröffentlichung

Was dabei „optimal“ ist, hängt auch von der jeweiligen Planungsphase ab.

Ist der Dienstplan den Mitarbeitern bereits bekannt gegeben worden (operative Planungsphase), ist das verbleibende Optimierungspotenzial im Vergleich zur vorgelagerten taktischen Planungsphase reduziert.

In der Regel gibt es in den Betriebsvereinbarungen der Unternehmen Bestimmungen darüber, ob und in welchem Ausmaß zu diesem Zeitpunkt noch Änderungen am Dienstplan vorgenommen werden dürfen. Entscheidend ist meist, inwiefern eine vereinbarte Ankündigungsfrist eingehalten wird. Diese beträgt oftmals mindestens 48 – 96 Stunden vor Dienstantritt, kann aber auch länger oder kürzer sein.

Ist die Ankündigungsfrist unterschritten, gibt es in diesem Fall keine Verpflichtung des Arbeitnehmers die Anfrage des Arbeitgebers anzunehmen – unabhängig davon, ob der aktuelle Arbeitszeitbedarf dies betriebswirtschaftlich erforderlich machen würde.

Agile Optimierungsverfahren – auch im Interesse der Mitarbeiter

Das Ausmaß der Handlungsfähigkeit eines Unternehmens, sich kurzfristig an eine neue Planungssituation anzupassen, ist also auch hier durch Bestimmungen zum Schutz des Mitarbeiters beschränkt. Das macht den Einsatz agiler Optimierungsverfahren im Workforce Management ebenso unabdingbar wie anspruchsvoll.

Unabhängig von den rechtlichen Erfordernissen gilt es im Sinne der Mitarbeitermotivation und der Reduktion des Planungsaufwandes dafür zu sorgen, dass sich Anpassungen eines bereits veröffentlichten Dienstplans auf das notwendige Maß beschränken. Die Bedürfnisse der Mitarbeiter nach der zuverlässigen Planbarkeit ihrer Arbeitszeit sollten nicht unterschätzt werden.

Trotz der Notwendigkeit, einen bereits veröffentlichten Dienstplan schnell an neue Gegebenheiten anzupassen, darf nicht außer Acht gelassen werden, dass die Stabilität des Dienstplans ein wichtiges Ziel der PEP ist – auch wenn sie bisweilen mit dem Bestreben der Unternehmen nach Agilität konkurriert.

Diesen Konflikt möglichst gut zu lösen, ist die Aufgabe von PEP-Systemen, die über leistungsstarke agile Optimierungsverfahren verfügen.

Und wie geht Ihr Unternehmen mit agiler Personaleinsatzplanung um?