Lindt plant und steuert mit INFORM Personaleinsatz in Produktion und Retail

Zur KI-gestützten Optimierung der Personaleinsatzplanung sowohl am Produktionsstandort Aachen als auch in deutschen Lindt Outlets und Boutiquen setzt Schokoladenhersteller Lindt & Sprüngli GmbH auf die Software WorkforcePlus von INFORM. Mit dem Digitalisierungsprojekt führt das Unternehmen Daten der Drittsysteme zentral zusammen, um dynamische Personalbedarfe punktgenau abdecken und Kundenwünsche noch präziser erfüllen zu können. Es reagiert damit auf die Anforderungen einer modernen, flexiblen Arbeitswelt.

In der Personaleinsatzplanung bei Lindt sollen Excel und gedruckte Listen bald der Vergangenheit angehören. Um den komplexen und zeitkritischen Prozess noch dynamischer, transparenter und fehlerfrei abzubilden, werden künftig alle dafür relevanten Datenflüsse in der Workforce-Management-Software WorkforcePlus integriert. Die KI-gestützte Technologie von INFORM unterstützt seit Anfang 2022 bei der Erstellung optimierter Einsatzpläne sowohl in den unterschiedlichen Produktionsbereichen am Standort Aachen als auch in den deutschlandweiten Shops von Lindt. Der Prozess wird in Zukunft ohne Systembrüche erfolgen. „Im Zuge unserer Digitalisierungsstrategie ist die neue Zusammenarbeit mit INFORM ein wesentlicher Faktor, um den Personaleinsatz von bis zu 2.000 Mitarbeitenden in der Produktion effektiver und effizienter zu gestalten. Auch die Wünsche unserer Mitarbeitenden werden wir zukünftig besser berücksichtigen können“, erklärt Michael Wellige, CFO der Lindt & Sprüngli GmbH.

Bedarfsgerechte Einsatzpläne für jeden Tag

Bei der Produktion der hochwertigen Schokolade von Lindt kommen neben hohen Hygienevorschriften insbesondere auch stark schwankende Saisonalitäten, eine hohe Variantenvielfalt und ein signifikantes Maß an Handarbeit zum Tragen, etwa beim Verzieren der Pralinen und der Produktion der Lindt-Goldhasen. Ein optimierter Personaleinsatzplan muss jedem Produktionsbereich tagesaktuell in jeder regulären Schicht und in etwaigen Sonderschichten die richtige Anzahl an Mitarbeitenden zuweisen. Dazu berücksichtigt das System von INFORM gleichzeitig die saisonale, in SAP durchgeführte Vorplanung der Produktion, aber auch individuelle Qualifikationen der Mitarbeitenden, freiwillige Sonderverfügbarkeiten der einzelnen Personen sowie viele weitere Rahmenbedingungen: darunter unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, Gesetze, Betriebsvereinbarungen oder Krankheits- und Urlaubstage.

„Eine Besonderheit von WorkforcePlus ist, dass es täglich auf unser dynamisches Umfeld reagieren kann“, sagt Michael Wellige. „Selbst wenn wir zum Beispiel in wenigen Tagen oder sogar am selben Tag Bedarf an zusätzlichen Arbeitskräften feststellen, können wir diese mithilfe der Software einplanen und die Auswirkungen jeder Änderung auf den Gesamtschichtplan einsehen.“ WorkforcePlus wird eng mit SAP HR als führendem System für Personalstammdaten und die Entgeltabrechnung zusammenarbeiten. Auf diese Weise sollen Prozesse der Zeitwirtschaft verschlankt und transparenter gestaltet werden. So werden beispielsweise Zulagen für besondere Tätigkeiten stundengenau nachgehalten und in der Abrechnung automatisch korrekt berechnet.

Im Handel soll die digitale Entscheidungsunterstützung durch WorkforcePlus für eine stets optimale Besetzung der Shops sorgen, so dass einerseits Kunden in hochfrequentierten Stoßzeiten – bis auf die Stunde genau geplant – immer mit kompetenter Beratung rechnen dürfen, in den Geschäften andererseits in weniger frequentierten Zeiten aber auch nicht zu viel Personal vorgehalten wird. Dazu werden mit Hilfe von Workforce Analytics Plus, einem Tool der Beratungsgesellschaft SSZ Beratung, von Lindt historische Vergangenheitsdaten wie etwa zu Events, Saisonalitäten, Kassendaten, dem Wetter und vielem mehr gesammelt, um Personalbedarfe punktgenau zu ermitteln und an WorkforcePlus zu übertragen. Das System berechnet zentral in Aachen bedarfsorientierte, optimierte Vorlagepläne für alle Geschäfte, ohne die dortigen Filialleitungen aus der Verantwortung für die operative Umsetzung zu nehmen.

„Von der Zusammenarbeit mit INFORM versprechen wir uns eine enorme Arbeitserleichterung in der Personalplanung, Optimierungen in den Geschäftsprozessen und eine digitale Durchgängigkeit“, so Michael Wellige.