Mehrarbeit effizient organisieren

Die Maschine streikt, der Absatzmarkt schwankt, ein Sonderauftrag geht ein, Verzögerungen in der Lieferkette, mangelnde Absprachen haben zu Fehlern in der Produktion geführt. Die Gründe sind sehr verschieden, das Ergebnis ist gleich: Mehrarbeit steht an.

Überstunden, eine zusätzliche Schicht, am Samstag oder sogar am Sonntag. Personal muss kurzfristig umständlich organisiert werden, Mitarbeiterlisten durchtelefoniert, private Pläne abgesagt werden. Die Situation ist unangenehm – für Arbeitgeber und Mitarbeiter gleichermaßen. Es lohnt sich Mehrarbeit systematischer zu betrachten.

Das sind die häufigsten Probleme:

1. Starre Schichtpläne

Ein oftmals unbeachteter Aspekt, der zu Mehrarbeit führen kann, ist der Ansatz der Schichtplanung generell. Viele Betriebe fahren jahrelang ein und denselben Schichtplan, weil sie schon immer so gearbeitet haben, weil es weniger organisatorischen Aufwand bedeutet, weil die Mitarbeiter sich daran gewöhnt haben. Und das, obwohl sie wissen, dass nicht an jedem Tag, in jedem Monat, in jedem Jahr gleich viel Arbeit anfällt. Doch manche Absatzmärkte schwanken immer stärker, und die Kunden erwarten, Produkte so schnell wie möglich in gewohnt hoher Qualität zu erhalten. Der Bedarf ist flexibler geworden. Umso wichtiger ist es auch Personal bedarfsorientiert zu planen.

Ein bedarfsorientierter Schichtplan fängt Schwankungen teils schon auf, bevor es zu Mehrarbeit kommt. Voraussetzung ist, den Personalbedarf genauer zu kennen. Dies gelingt z. B. mittels datengestützter Analyse. Durch eine systematische Personalbedarfsermittlung kann frühzeitig festgestellt werden, in welchen Schichten eine höhere Personalbesetzung sinnvoll sein kann, sodass Überstunden vermieden werden.

Bei normalem Arbeitsaufkommen kann Früh- und Spätschichtbetrieb vielleicht ausreichend sein. Sollte aber z.B. saisonbedingt der Bedarf steigen, kann es sinnvoll sein, frühzeitig das Schichtmodell beispielsweise mit Nachtschichten anzupassen, um Qualität und Nachfrage bedienen zu können. Für eine genauere Personalbedarfsermittlung lohnt es sich außerdem, Personalplanung und Produktionsplanung zu koppeln. So entsteht ein klareres Bild von der tatsächlichen Arbeitszeitkapazität.

2. Ad-hoc-Planung

Nicht selten eruieren Schichtleiter erst bei Dienstbeginn, wer für die Schicht wirklich verfügbar ist, welche Maschine heute was produziert und an welchem Arbeitsplatz der Mitarbeiter eingesetzt werden soll. Gerade in Situationen, in denen dann auch noch schnell umgeplant werden muss, ist es wichtig, den Überblick zu behalten, wer gerade krank, in Urlaub, auf Schulungen ist und wer kurzfristig sinnvollerweise einspringen könnte. Oftmals verwalten Betriebe ihre Daten aber noch an unterschiedlichen Orten. Informationen müssen dann aus Zetteln, Excel, Magnettafeln und SAP zusammengetragen werden. Mangelnde Transparenz kann besonders in der tagesaktuellen Planung Zeit und Geld kosten. Wer den Personaleinsatz mittelfristig plant und alle Daten im selben System verwaltet, sieht frühzeitig, wenn ein Mitarbeiter etwa aufgrund von Schulungen oder anderen Abwesenheiten nicht eingesetzt werden kann. Tools zur Personaleinsatzplanung schlagen dann sinnvolle Alternativen vor, basierend auf z.B. passenden Qualifikationen und fairer Verteilung der Überstunden auf die Belegschaft. So lässt sich auch vermeiden, dass einige wenige Mitarbeiter ein großes Plusstundenkonto anhäufen, was erneut die Planung erschweren kann, wenn die Mehrarbeit ausgeglichen werden muss. Arbeitsrechtlich sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeit und Überstunden ihrer Mitarbeiter zu erfassen und sicherzustellen, dass bestimmte Zeiten nicht überschritten werden (letzteres nicht erst seit dem EuGH-Urteil). Die höhere Transparenz erleichtert und beschleunigt Entscheidungen also mittelfristig und kurzfristig. Außerdem lässt sich durch mittelfristige Planung frühzeitig erkennen, wann es sinnvoll sein kann, eigene Reserven einzuplanen oder Arbeitnehmerüberlasser zu kontaktieren.

3. Kurzfristige Zusatzschichten

Es ist nicht nur unangenehm und schwierig für den Planer, kurzfristig Personal für Zusatzschichten heranzuschaffen. Es ist auch schädlich für die Arbeitsmoral der Mitarbeiter. Wird die Freude auf den freien Tag regelmäßig durchkreuzt, kann das für den Mitarbeiter sehr belastend sein. Schlauer wäre es, die Logik umzudrehen: Anstatt an einem freien Tag kurzfristig arbeiten zu müssen, werden Mitarbeiter in Disposchichten, Springerschichten und Rufbereitschaften bereits eingeplant. So sind die Mitarbeiter gedanklich darauf vorbereitet, dass sie vielleicht arbeiten müssen und reagieren weniger ablehnend auf die „Zusatzschicht“. Findet diese gar nicht statt, können sie sich über ihren freien Tag freuen.

4. Umständliche Handarbeit

Mehrarbeit bedeutet meist vor allem eins: viel Aufwand. Zwischen Telefon, Zetteln, Magnettafeln, Emails und Excel-Sheets geht es nicht einfach nur darum, das zusätzliche Personal zu organisieren. Auch der Betriebsrat muss informiert, seine Genehmigung eingeholt, der Dienstplan manuell angepasst und die Mehrarbeit in der Abrechnung inklusive Zuschlägen berücksichtigt werden. Und schließlich müssen die Änderungen an die betreffenden Mitarbeiter kommuniziert werden. Digitale Tools vereinfachen diese Prozesse. Die vorgesehene Mehrarbeit lässt sich einfach in der Software anlegen. Diese schlägt dann automatisch die Kollegen vor, die an dem jeweiligen Tag überhaupt arbeiten dürfen. Der Planer trifft die Entscheidung über die Auswahl anhand von Empfehlungen der Software, und die entsprechenden Mitarbeiter bekommen eine Benachrichtigung in der im Tool integrierten Mitarbeiter-App und können die Anfrage annehmen oder ablehnen. Nach Auswahl der Mitarbeiter kann der Dienstplan an den Betriebsrat zur Genehmigung geschickt werden. Schließlich werden die Mitarbeiter automatisch in ihrem Mitarbeiterportal informiert. Es entstehen keine Zeit- oder Informationsverluste durch Übertragungen, da die gesamte Planung, Absprachen und Genehmigungen auf derselben Plattform geschehen.

Mehrarbeit muss also nicht zwangsläufig viel mehr Arbeit bedeuten. Welche Stolperfallen der Mehrarbeit gibt es in Ihrem Betrieb?