Personalplanung – was man aus den Erfahrungen bei Ryanair und am Flughafen Düsseldorf lernen kann

Im Allgemeinen gilt die Personaleinsatzplanung als ein Aufgabengebiet, das eher weniger in der Öffentlichkeit wahrgenommen wird. Umso erstaunlicher, dass sich aktuell die Pressemeldungen häufen, in denen es um Schwierigkeiten bei der Personalplanung geht.

Was haben die Flugstreichungen bei Ryanair mit der Personalplanung zu tun?

Ryanair-Manager Michael Hickey tritt zurück. Nach Tausenden Flugstreichungen nimmt der für den operativen Betrieb zuständige Manager Ende Oktober seinen Hut und scheidet aus dem Unternehmen aus. Bis Ende September war er für die Dienstpläne der Piloten zuständig, als die ersten Flugabsagen bekannt wurden, weil es laut der Fluggesellschaft „Schwierigkeiten mit der Planung des Jahresurlaubs“ der Piloten gab.

Es wird erwartet, dass von November bis März weitere 18.000 von insgesamt 800.000 Flügen entfallen werden. Das betrifft fast 400.000 Passagiere, zusätzlich zu den bisherigen 300.000.

Die Streichungen werden von Ryanair Kommunikationschef Robin Kiely damit begründet, dass sich bei den Piloten viele Urlaubstage angestaut hätten, weil sie im Sommer so viel geflogen seien. Es gäbe nun Probleme bei der „Urlaubsallokation“, da laut neuer gesetzlicher Bestimmungen ab 2018 die Verteilung des Urlaubs bei den Airlines mit dem Kalenderjahr übereinstimmen muss. Bis dato reichte bei Ryanair das Urlaubsjahr von April bis März. Als Folge müssten nun sehr viele Piloten ihre freien Tage in Anspruch nehmen und wären daher nicht einsatzfähig.

Ob sich womöglich mehr hinter den Flugstreichungen verbirgt, wird derzeit heiß diskutiert. Zumindest erscheint es verwunderlich, dass eine zwei Jahre alte Änderung der Pilotenrichtlinie als Begründung für die derzeitigen Probleme angegeben wird. So auch Markus Wahl von der Pilotenvereinigung Cockpit: „Es ist schon seit über zwei Jahren bekannt, dass die Urlaubsansprüche in diesem Jahr abgefeiert werden müssen.“

Sind es tatsächlich schlichte Fehler bei der Personalplanung, die derartig massive Auswirkungen haben? Tatsächlich ist Ryanair nicht das einzige aktuelle Beispiel für weitreichende Folgen der Personaleinsatzplanung auf das Serviceangebot. Wer in den Sommermonaten vom Flughafen Düsseldorf aus geflogen ist, hat bisweilen viel Geduld und gute Nerven gebraucht – und das ausgerechnet zur Hauptferienzeit in NRW.

Was waren die Probleme am Düsseldorfer Flughafen?

Pünktlich mit dem Beginn der Sommerferien in NRW spitzte sich die Lage am Düsseldorfer Flughafen zu. Schon im Juli klagten Passagiere nach Medienberichten über stundenlange Wartezeiten bei der Abfertigung an den Sicherheitskontrollen. Die Zustände wurden als teilweise chaotisch beschrieben. Mitte September eskalierte die Situation. Tausende Reisende mussten bis zu eineinhalb Stunden vor den Sicherheitsschleusen ausharren. Die Warteschlangen führten kreuz und quer durch das Abflug-Terminal. Manche Reisende verloren die Nerven, begannen zu pöbeln und zu schubsen. „Wir mussten davon ausgehen, dass die Situation nicht mehr beherrschbar wird“, sagte ein Sprecher der Bundespolizei am Düsseldorfer Flughafen.

Der Flughafen Düsseldorf hatte schon Anfang September angekündigt, rechtliche Schritte gegen den zuständigen Sicherheitsdienst Kötter Security zu prüfen. Das Unternehmen übernimmt im Auftrag der Bundespolizei dort die Kontrollen. Seit Wochen komme es im Terminal zu langen Warteschlangen, weil die Sicherheitskontrollstellen nicht in ausreichendem Maße mit Personal besetzt seien, so die Feststellung des Flughafens.

Flughafenchef Thomas Schnalke erklärte dazu: „Der Zustand (…) ist unhaltbar und für uns in höchstem Maße geschäftsschädigend.“ Verbesserungen würden immer nur angekündigt, aber nicht umgesetzt. Soweit möglich, wolle man nun eigenständig Ersatzmaßnahmen in die Wege leiten.

Die Gewerkschaft Verdi kritisiert dagegen die fehlenden Erholungszeiten und die Überlastung des eingesetzten Personals. Laut Verdi sollen täglich etwa 70 Mitarbeiter zu wenig an den Sicherheitsschleusen im Einsatz sein. Der Engpass gefährde die Sicherheit am Flughafen Düsseldorf.

Der Betriebsrat und Verdi nehmen Kötter und die Bundespolizei dafür in die Pflicht. Die chronische Unterbesetzung an den Sicherheitsschleusen sei das Ergebnis einer falschen Personalplanung. In der Folge müssten die eingesetzten Mitarbeiter bis zu sechs Stunden lang durcharbeiten.

„In diesem Job braucht eine Kontrollkraft aber eine kurze Erholungsphase nach zwei Stunden. Es fließen sonst zwangsläufig Fehler ein. Die kriegt man einfach nicht mehr mit“, sagt Betriebsratsmitglied Steffen Demuth. Gerade in den Ferienzeiten bleibe kaum Zeit für kurze Pausen. Demuth fügt an: „Unsere Arbeit ist zwar nicht körperlich schwer, aber psychisch sehr anspruchsvoll.“ Aufgrund der gestiegenen Belastung stieg der Krankenstand auf täglich rund 20 Prozent – üblich seien sonst etwa 6 %.

Fehlerhafte und verspätete Prognosen als Ursache?

Verdi-Gewerkschaftssekretär Özay Tarim macht falsche Prognosen zum Passagieraufkommen in den Ferien für die Situation verantwortlich. Die Bundespolizei hätte die sogenannte Kontrollstunden-Prognose zu spät korrigiert und kurzfristig 30.000 Kontrollstunden mehr gefordert als geplant. Für einen Dienstleister im Groundhandling zu spät, um noch darauf reagieren zu können. Neues Personal könne wegen der notwendigen Sicherheitsfreigaben und der Vorlaufzeiten für die Ausbildung erst nach etwa sechs Monaten eingesetzt werden, so Tarim.

Kötter Aviation Security will laut Geschäftsführer Peter Lange nun die internen Abläufe weiter optimieren, um in Zukunft schneller reagieren zu können. Im vorgesehenen Maßnahmenpaket sind neben Rekrutierung und Ausbildung zusätzlicher Sicherheitskontrollkräfte auch Maßnahmen zur Senkung des Krankenstandes und zur weiteren Digitalisierung der Planungs- und Kontrollprozesse vorgesehen. Die Planung soll für alle Beteiligten transparenter werden.

Keine einfache Situation, denn der nächste zu erwartende Peak steht schon bald ins Haus. Am 23.10.2017 beginnen in NRW die Herbstferien.

Was kann man aus den Erfahrungen bei Ryanair und am Flughafen Düsseldorf lernen?

Ryanair und Kötter sind zwei prominente Beispiele dafür, wie sensitiv sich die Personalplanung auf das Serviceangebot auswirken kann. In der Aviation-Branche gilt das in besonderem Maße, weil dort die Planungen vieler Beteiligter synchronisiert werden müssen. Flughafen, Bodenabfertiger und Fluggesellschaften (sowie bei Luftsicherheitskontrollen die Bundes- und Landespolizei) sind in der Qualität ihrer Leistungen voneinander abhängig und agieren in einem höchst agilen Umfeld.

Externe, nicht direkt beeinflussbare Geschäftstreiber müssen letztlich minutengenau prognostiziert und auf ein flexibel anpassbares Serviceangebot abgestimmt werden. Zum Schutz der Mitarbeiter müssen dabei zahlreiche Bestimmungen berücksichtigt werden. Rechtliche wie organisatorische Bedingungen erfordern zudem die Einhaltung bestimmter Ankündigungs- und Vorlauffristen. Letzteres muss unbedingt bei der Gestaltung des Planungsprozesses berücksichtigt werden. Ansonsten fehlt es an Möglichkeiten zur rechtzeitigen Reaktion auf eine unplanmäßige Entwicklung der Planungsannahmen.

Sind Ryanair und Kötter Einzelfälle?

Wer die Pressemitteilungen aufmerksam studiert, wird festgestellt haben, dass sich seit geraumer Zeit Berichte häufen, die mehr oder weniger stark auf Probleme der Personaleinsatzplanung schließen lassen. Seien es Missstände in Altersheimen aufgrund zu geringer Personalkapazität oder Qualifikation, Engpässe im öffentlichen Personennahverkehr bei kurzfristigem Personalausfall oder Streiks an Unikliniken angesichts unzureichender Arbeitsbedingungen und Überlastungen der Mitarbeiter.

Worauf die Probleme jeweils zurückzuführen sind, muss im Einzelfall betrachtet werden. Es scheint aber, dass in vielen Fällen Fehler im frühzeitigen Abgleich von Arbeitszeitnachfrage und –verfügbarkeit gemacht werden. Insbesondere eine ausreichende, saisonalisierte Reserveplanung und die Möglichkeiten, bei Planabweichungen rechtzeitig und flexibel zusätzliche Personalkapazität mobilisieren zu können, scheinen flächendeckende Schwachstellen zu sein, die branchenübergreifend auffallen.

Haben Sie auch schon einmal die Folgen fehlerhafter Personalplanung zu spüren bekommen?