Die Bedeutung der Reserveplanung: Was Unternehmen vom Fußball lernen können

Julian Nagelsmann fährt natürlich nicht mit nur elf Spielern zur EM. Der Bundestrainer nimmt 26 mit, um die Aufstellung taktisch dem Gegner anzupassen und auf mögliche Ausfälle durch Verletzungen oder Sperren vorbereitet zu sein. Wenn Deutschland am 14. Juni um 21 Uhr gegen Schottland spielt, werden nur elf deutsche Spieler zeitgleich im Einsatz sein. Die anderen 15 sind Nagelsmanns Reserve.

Was im Fußball logisch erscheint, ist in anderen Branchen nicht selbstverständlich. Im öffentlichen Verkehr zum Beispiel, an Flughäfen oder bei der Polizei führt Personalmangel oft zu Busausfällen, gestrichenen Flügen und weniger Sicherheit. Der Grund: fehlendes Personal.

Im Workforce Management ging es jahrelang um eine möglichst bedarfsorientierte Planung. Viele Unternehmen sind dabei aber übers Ziel hinausgeschossen. Die Kostenoptimierung führt zu Problemen an anderen Stellen: Die Qualität der Leistung sinkt, wenn zu wenig Personalreserve eingeplant wird. Selbst kleine Planabweichungen, können dann riesige Auswirkungen haben.

Eine realistische Reserveplanung ist daher unerlässlich. Krankheitstage sind in der Regel nicht vorhersehbar, und Durchschnittswerte in der Planung helfen nur bedingt. Urlaub hingegen ist planbar. Ohne Reserve kann nur planen, wer keine zeitkritischen Arbeiten erledigen muss oder den Ausfall durch verbleibende Mitarbeitende auffangen kann. Für öffentliche Verkehrsmittel, Flugbetriebe und Polizei gilt das nicht. Gerade im Flugbetrieb steigt der Bedarf an Mitarbeitenden oft dann, wenn viele Urlaub haben möchten – ein Dilemma, auf das man sich vorbereiten kann.

Ein Planer muss rechtzeitig den Bedarf an Arbeitszeit bestimmen, berechnen, in welchen Zeiträumen wieviel Urlaub gewährt werden kann und Urlaubsansprüche mit den Urlaubswünschen der Mitarbeitenden abgleichen. Aber selbst wenn die Mannschaftsaufstellung so gesehen perfekt ist, kann der Torwart durch eine Fußverletzung ausfallen. Gerade bei dünner Personaldecke, muss der Planer „Ersatzspieler“ einplanen.

Für die Planung einer Reserve gibt es verschiedene Ansätze:

1. Einsatz von Mitarbeitenden aus anderen Bereichen: Mitarbeitende können bei Bedarf in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden.
2. Leiharbeiter oder Hilfskräfte: Diese können kurzfristig für bestimmte Aufgaben hinzugezogen werden.
3. Springerpools, Reserveschichten oder Bereitschaftsdienste: Diese erhöhen die Flexibilität und Verfügbarkeit des Personals.
4. Arbeitszeitkonten: Mehrarbeit in urlaubsstarken Zeiten kann in bedarfsschwachen Zeiten ausgeglichen werden.

Um Schichten während beliebter Urlaubszeiträume möglichst fair zu vergeben, alle Arbeitszeitregeln zu beachten und auch kurzfristig auf Änderungen reagieren zu können, müssen alle Informationen übersichtlich aufbereitet sein. Eine Übersicht über den Stand der Urlaubskonten jedes Mitarbeitenden verhindert unangenehme Überraschungen, etwa durch Resturlaubsansprüche am Jahresende. Es muss erkennbar sein, wie viele Mitarbeitende mit welcher Qualifikation wann im Urlaub sind, um rechtzeitig Unterbesetzungen zu vermeiden. Nur dann kann der Planer den Dienstplan noch steuern und flexibel auf Änderungen reagieren.

Ein stabiler Dienstplan braucht eine verlässliche Reserveplanung. Nur dann läuft es rund – im Betrieb und auf dem Rasen. Würde Julian Nagelsmann nur elf Spieler mit zur EM nehmen, wäre er nicht mehr lange Bundestrainer. Prüfen Sie jetzt Ihre Reserveplanung – davon könnte das Resultat abhängen.

Falls Reserveplanung nicht Ihr Hauptproblem ist und Ihnen Fachkräfte fehlen, könnten Ihnen unsere Fallstudien, Materialien und Guides weiterhelfen. Besuchen Sie workforceplus.de/downloads für weitere Informationen.