Das passende Workforce Management System finden: Ihr Leitfaden zur erfolgreichen Software-Auswahl

Die Anforderungen an eine moderne Personaleinsatzplanung steigen rasant – und mit ihnen der Druck, von manuellen Tools wie Excel auf digitale Lösungen umzusteigen. Ob durch komplexere Dienstpläne, pandemiebedingte Einschränkungen oder die wachsende Bedeutung flexibler Arbeitszeitmodelle: Immer mehr Unternehmen prüfen die Einführung eines leistungsfähigen Workforce Management Systems.

Was Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software unbedingt beachten sollten, haben wir für Sie zusammengefasst.

Bevor Sie ein neues System auswählen, lohnt sich ein gezielter Blick auf Ihre betrieblichen Anforderungen. Diese Fragen helfen Ihnen dabei, die nötige Funktionalität einzugrenzen:

• Liegt der Fokus eher auf Schichtplanung oder auf individuellen Arbeitszeitmodellen?

• Müssen Dienstpläne regelmäßig und routiniert erstellt werden?

• Besteht Bedarf für Forecasting oder eine integrierte Bedarfsplanung?

• Wie erfassen und berücksichtigen Sie aktuell Abwesenheiten und Urlaube?

• Wie dokumentieren Sie Ist-Zeiten und Zulagen – und wie läuft die Abrechnung?

Mit den Antworten auf diese Fragen priorisieren Sie erste Funktionen und definieren, welche Module für Ihr Unternehmen unverzichtbar sind – und welche verzichtbar.

Klare Projektziele schaffen Orientierung – nicht nur bei der Bewertung von Systemen, sondern auch bei der Messung des späteren Erfolgs. Prüfen Sie außerdem, welche Tools aktuell im Einsatz sind. So erkennen Sie frühzeitig Integrationspotenziale und vermeiden späteren Mehraufwand.

Workforce Management ist kein Standardprozess – und genau deshalb sollte Ihr System zu Ihrer individuellen Planungslogik passen. Besprechen Sie mit Anbietern, wie sich Ihre bestehenden Abläufe abbilden lassen. Das gilt insbesondere für Zeiterfassung und Zeitwirtschaft, deren Komplexität stark variieren kann.

Ein Anbieterworkshop oder ein Proof of Concept hilft, reale Szenarien zu simulieren und die Praxistauglichkeit der Lösung zu prüfen – bevor Sie sich binden.

Eine häufige Frage bei der Auswahl eines Workforce Management Systems betrifft die Abbildung von Urlaubsplanung und Urlaubsanträgen, die in einer HR- oder in einer Workforce Management Lösung erfolgen können.

HR-Lösungen repräsentieren eine Personalsichtweise: Der Urlaub wird durch Vorgesetzte genehmigt und ist relevant für Zeitwirtschaft und Abrechnung. Workforce Management Systeme berücksichtigen zusätzlich, ob mit dem verbleibenden Personal das Arbeitsaufkommen noch abgedeckt werden kann. Sie geben also Personalverantwortlichen im Betrieb zusätzliche Entscheidungsunterstützung. Darüber hinaus können einige Personaleinsatzplanungs-Systeme aufwendigere (z. B. mehrstufige) Vorausplanungsprozesse für den Jahresurlaub unterstützen.

Dort, wo Urlaubsanträge noch nicht digitalisiert sind, liegt es nahe, dies im Rahmen der Einführung eines Workforce Management Systems umzusetzen.

Moderne Systeme bieten mobile Lösungen, die die tägliche Zusammenarbeit deutlich vereinfachen:

• Mitarbeitende rufen Dienstpläne, Urlaubsstände oder Arbeitszeitkonten per App ab.

• Sie geben Wunschdienste an, tauschen Schichten oder melden sich krank – direkt vom Smartphone.

• Führungskräfte behalten Dienstpläne auch unterwegs im Blick, z. B. auf Geschäftsreise.

Mobiles Workforce Management steigert nicht nur die Transparenz, sondern stärkt auch die Eigenverantwortung und Zufriedenheit im Team.

Usability bedeutet mehr als ein modernes Design. Entscheidend ist, ob Anwender:innen ihre Aufgaben schnell, effizient und ohne Umwege erledigen können.

Ein gutes System:

• berücksichtigt unterschiedliche Nutzergruppen (HR, Disposition, Teamleitungen),

• stellt Funktionen logisch dar und

• erleichtert den Einstieg durch intuitive Bedienbarkeit.

Wer von Anfang an auf Benutzerfreundlichkeit achtet, sorgt für hohe Akzeptanz – und langfristig für reibungslosere Prozesse.

Daten, die in einem Workforce Management System geplant und erfasst werden, sind oft für unterschiedlichste Stakeholder im Betrieb relevant. Bietet das entsprechende System geeignete Reporting-Möglichkeiten?

Es ist von Vorteil, wenn das System eine offene Reporting-Infrastruktur nutzt, d. h. Daten in einer standardisierten Weise (z. B. einer SQL-Datenbank) für die Benutzung in anderen Reporting-Werkzeugen bereitstellt. Viele Unternehmen haben heutzutage Standards bezüglich der firmenweit eingesetzten Reporting- und -Business-Intelligence-Systeme. Mit einer offenen Reporting-Infrastruktur können diese Firmenwerkzeuge auch auf den Workforce-Management-Daten genutzt werden, und es erübrigen sich spezifische Schulungen für die Reporting-Technologie des Anbieters.

Was uns dazu führt, dass das System auch verantwortlich mit Daten umgehen können sollte. Das betrifft insbesondere die „Need-to-know“- und „Need-to-do“- Prinzipien, die in der DSGVO verankert sind.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich heutzutage, Systeme nicht mehr auf eigener Hardware „on-premise“, sondern in der Cloud durch den Anbieter betreiben zu lassen. Das hat zahlreiche Vorteile. So muss kein eigenes IT-Personal für die Betreuung der Hardware oder das Einspielen von Updates bereitgestellt werden. Der Anbieter der Software kennt die technische Infrastruktur der Systeme, was einen Effizienzvorteil schafft, und ist auch für die Sicherheit des Systems verantwortlich.

Darüber hinaus werden Cloud-Systeme oft monatlich „gemietet“, es fallen also keine hohen Einmalzahlungen an und die Kündigungsfristen sind in der Regel kurz, was Unternehmen zusätzliche Flexibilität gewährt.

Eine solide Prozessanalyse bildet die Basis für jede erfolgreiche Einführung eines Workforce Management Systems. Sie hilft, Anforderungen präzise zu definieren, Risiken zu erkennen und Optimierungspotenziale zu nutzen – noch bevor die Software ausgewählt wird.

WorkforcePlus unterstützt Unternehmen dabei mit strukturierten Analysepaketen – von der kompakten Ersteinschätzung bis zur umfassenden Projektvorbereitung. Ziel ist immer: eine Lösung, die nicht nur digitalisiert, sondern den Arbeitsalltag wirklich verbessert.

Sie möchten wissen, wie eine Prozessanalyse in Ihrem Unternehmen aussehen kann?
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Viele Unternehmen fragen sich, wie sie den Prozess hin zu einem neuen Workforce Management am besten gestalten. Wir haben dazu einige Empfehlungen:

1. Gehen Sie mit den Anbietern in einen tieferen Austausch, der nicht nur schriftliche Abgleiche zu Anforderungslisten umfasst.
2. Versuchen Sie möglichst schnell das Anbieterfeld zu verdichten auf wenige Kandidaten. Wenn Sie in die detaillierte Bewertung der Anwender gehen, kann dies einen hohen Aufwand verursachen. Arbeiten Sie deshalb in dieser Phase idealerweise mit nicht mehr als 2-4 Anbietern.
3. Suchen Sie aktiv nach Anknüpfungs- und Austauschgelegenheiten zu Ihrem Thema. Das kann mit Anbietern sein, die nicht nur „das schnelle Geschäft“ machen wollen. Es kann auch mit anderen Unternehmen, Referenzkunden der Anbieter oder Fachexperten sein.
4. Je größer Ihr Projekt ist, desto mehr thematisieren Sie auch die Struktur eines zukünftigen Projektes. Auch hier kann es große Unterschiede zwischen den Anbietern geben. Entwickeln Sie eine realistische Projektstruktur. Beziehen Sie Erfahrungen aus anderen Projekten und gegebenenfalls der Anbieter mit ein.
5. Beziehen Sie Ihren Betriebsrat frühzeitig in den Prozess ein, um Akzeptanzprobleme proaktiv zu vermeiden.

Mehr Details, die Ihnen bei der Auswahl Ihrer neuen Workforce Management Software helfen, lesen Sie im Whitepaper  “Die anspruchsvolle Aufgabe, eine Workforce-Management-Software auszuwählen”.