So finden Sie die richtige Software für Ihr Workforce Management

Immer mehr Unternehmen beschäftigen sich damit, eine Software für das Workforce Management einzuführen. Etwa weil sich die Komplexität der Personaleinsatzplanung erhöht hat und Excel-Sheets nicht mehr genügen, weil der Infektionsschutz die Schichtplanung zunehmend erschwert, oder weil die Anforderungen an eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Sinne der New-Work-Bewegung größer geworden sind. Was Sie bei der Auswahl einer geeigneten Software unbedingt beachten sollten, haben wir für Sie zusammengefasst.

PROJEKTZIELE UND -UMFANG

Um den nötigen Leistungsumfang der neuen Software für Ihr Unternehmen zu identifizieren, sollten Sie sich zunächst diese Fragen unbedingt stellen:

• Liegt der Fokus eher auf der Verwaltung von Schichtplänen oder auf individuellen Arbeitszeitvereinbarungen?
• Gibt es eine Notwendigkeit, Schicht- und Dienstpläne routinemäßig zu planen?
• Wie soll die Einsatzplanung mit den Bedarfstreibern verknüpft werden, braucht es z. B. eine Bedarfsplanung oder ein Forecasting?
• Wie werden Abwesenheiten erfasst und berücksichtigt?
• Wie wird der Jahresurlaub geplant?
• Wie werden Ist-Arbeitszeiten sowie Zulagenberechtigungen erfasst und abgerechnet?

Die Antworten auf diese Fragen geben Ihnen erste Ideen, was die neue Software abbilden können sollte und welche Funktionen hoch oder niedrig priorisiert sein müssen.

Darüber hinaus sollten Sie schon frühzeitig Projektziele klären und priorisieren, damit Sie Softwareprodukte danach klassifizieren und später den Projekterfolg messen können. Schließlich ist es wichtig zu wissen, welche Tools Sie bisher nutzen. Diese Fragen helfen, den Projektscope zu klären, aber auch Integrationsnotwendigkeiten aufzudecken.

PERSONALEINSATZPLANUNG IST INDIVIDUELL

Besprechen Sie mit Anbietern von Workforce-Management-Systemen Ihre individuelle Planungsmethodik und lassen Sie sich zeigen, ob Ihr individueller Prozess abbildbar ist. Das gilt auch für Zeiterfassung und Zeitwirtschaft, welche von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich komplex sein können. Um zu prüfen, ob die Lösung Ihnen gerecht wird, können Sie z. B. Anbieterworkshops durchführen oder einen Proof of Concept machen.

Urlaubsplanung: HR oder Workforce Management?

Eine häufige Frage bei der Auswahl eines Workforce-Management-Systems betrifft die Abbildung von Urlaubsplanung und Urlaubsanträgen, die in einer HR- oder in einer Workforce-Management-Lösung erfolgen können.

HR-Lösungen repräsentieren eine Personalsichtweise: Der Urlaub wird durch Vorgesetzte genehmigt und ist relevant für Zeitwirtschaft und Abrechnung. Workforce-Management-Systeme berücksichtigen zusätzlich, ob mit dem verbleibenden Personal das Arbeitsaufkommen noch abgedeckt werden kann. Sie geben also Personalverantwortlichen im Betrieb zusätzliche Entscheidungsunterstützung. Darüber hinaus können einige Workforce-Management-Systeme aufwendigere (z. B. mehrstufige) Vorausplanungsprozesse für den Jahresurlaub unterstützen.

MOBILES WORKFORCE MANAGEMENT

Dort, wo Urlaubsanträge noch nicht digitalisiert sind, liegt es nahe, dies im Rahmen der Einführung einer Workforce-Management-Lösung umzusetzen. Vorteile sind z.B. weniger bürokratischer Aufwand, mehr Transparenz, einfache Kommunikation und bessere Mitarbeitereinbindung. Mit einer mobilen App z.B. können Mitarbeiter ihre Schicht- und Dienstpläne, Dienstplanänderungen sowie den Stand des Arbeitszeit- und Urlaubskontos digital abzurufen. Optional sogar Wünsche für bestimmte Arbeitseinsätze oder -zeiten eingeben, Schichttausche auszulösen oder sich krank zu melden. Auch die Zeiterfassung kann digital über das Handy erfolgen. Auch Personalvorgesetzte oder andere Führungskräfte können daran interessiert sein, Einsatzpläne mobil einzusehen, z. B. während einer Geschäftsreise auf dem Tablet.

USABILITY

Wenn Sie sich mit der Beschaffung eines Workforce-Management-Systems beschäftigen, sollten Sie überprüfen, ob die Bedienbarkeit des Systems in Bezug auf die verschiedenen Benutzergruppen angemessen ist. Viele Nutzer verstehen unter „Usability“ aber immer noch visuelle Attraktivität. Was Usability im Kern aber eigentlich meint, ist die Frage, ob die Bedienung des Systems der Erledigung typischer Aufgaben angemessen ist. Dazu gehört auch, dass entsprechende Funktionalitäten im System einfach auffindbar sind.

REPORTING, ROLLENKONZEPTE UND DATENINFRASTRUKTUREN

Daten, die in einem Workforce-Management-System geplant und erfasst werden, sind oft für unterschiedlichste Stakeholder im Betrieb relevant. Bietet das entsprechende System geeignete Reporting-Möglichkeiten?

Es ist von Vorteil, wenn das System eine offene Reporting-Infrastruktur nutzt, d. h. Daten in einer standardisierten Weise (z. B. einer SQL-Datenbank) für die Benutzung in anderen Reporting-Werkzeugen bereitstellt. Viele Unternehmen haben heutzutage Standards bezüglich der firmenweit eingesetzten Reporting- und -Business-Intelligence-Systeme. Mit einer offenen Reporting-Infrastruktur können diese Firmenwerkzeuge auch auf den Workforce-Management-Daten genutzt werden, und es erübrigen sich spezifische Schulungen für die Reporting-Technologie des Anbieters.

Was uns dazu führt, dass das System auch verantwortlich mit Daten umgehen können sollte. Das betrifft insbesondere die „Need-to-know“- und „Need-to-do“- Prinzipien, die in der DSGVO verankert sind.

DAS BETRIEBSMODELL

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich heutzutage, Systeme nicht mehr auf eigener Hardware „on-premise“, sondern in der Cloud durch den Anbieter betreiben zu lassen. Das hat zahlreiche Vorteile. So muss kein eigenes IT-Personal für die Betreuung der Hardware oder das Einspielen von Updates bereitgestellt werden. Der Anbieter der Software kennt die technische Infrastruktur der Systeme, was einen Effizienzvorteil schafft, und ist auch für die Sicherheit des Systems verantwortlich.

Darüber hinaus werden Cloud-Systeme oft monatlich „gemietet“, es fallen also keine hohen Einmalzahlungen an und die Kündigungsfristen sind in der Regel kurz, was Unternehmen zusätzliche Flexibilität gewährt.

FÜNF TIPPS FÜR EIN ERFOLGREICHES WORKFORCE MANAGEMENT PROJEKT

Viele Unternehmen fragen sich, wie sie den Prozess hin zu einem neuen Workforce Management am besten gestalten. Wir haben dazu einige Empfehlungen:

1. Gehen Sie mit den Anbietern in einen tieferen Austausch, der nicht nur schriftliche Abgleiche zu Anforderungslisten umfasst.
2. Versuchen Sie möglichst schnell das Anbieterfeld zu verdichten auf wenige Kandidaten. Wenn Sie in die detaillierte Bewertung der Anwender gehen, kann dies einen hohen Aufwand verursachen. Arbeiten Sie deshalb in dieser Phase idealerweise mit nicht mehr als 2-4 Anbietern.
3. Suchen Sie aktiv nach Anknüpfungs- und Austauschgelegenheiten zu Ihrem Thema. Das kann mit Anbietern sein, die nicht nur „das schnelle Geschäft“ machen wollen. Es kann auch mit anderen Unternehmen, Referenzkunden der Anbieter oder Fachexperten sein.
4. Je größer Ihr Projekt ist, desto mehr thematisieren Sie auch die Struktur eines zukünftigen Projektes. Auch hier kann es große Unterschiede zwischen den Anbietern geben. Entwickeln Sie eine realistische Projektstruktur. Beziehen Sie Erfahrungen aus anderen Projekten und gegebenenfalls der Anbieter mit ein.
5. Beziehen Sie Ihren Betriebsrat frühzeitig in den Prozess ein, um Akzeptanzprobleme proaktiv zu vermeiden.

Mehr Details, die Ihnen bei der Auswahl Ihrer neuen Workforce-Management-Software helfen, lesen Sie im Info-Paper “Die anspruchsvolle Aufgabe, eine Workforce-Management-Software auszuwählen”.