Wie kann ich Qualifikationen und Kompetenzen meiner Mitarbeiter überblicken und gewinnbringend einsetzen?

„Der Jupp hat das immer gut gemacht.“ Die meisten Vorgesetzten wissen in ihren Köpfen, was die Mitarbeiter wirklich können. Schön. Aber reicht das? In vielen Fällen ja, aber nicht immer.

• Arbeitssicherheit
• Nachweispflicht
• Überprüfung
• Transparenz
• Datendurchgängigkeit
• Weiterbildung

Was wenn Jupp gut stanzen kann, dafür aber keine Qualifikation hat und sich an der Maschine verletzt? Es reicht nicht, über die Fähigkeiten der Mitarbeiter Bescheid zu wissen, wenn es zur Nachweispflicht kommt. Die Arbeitssicherheit muss eingehalten und Qualitätsstandards gesichert werden. Es muss überprüfbar sein, ob ein Mitarbeiter wirklich an der Stanzmaschine arbeiten darf. Die Produktion muss laufen und um das sicher zu stellen, muss gewährleistet sein, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind – mit den richtigen Qualifikationen!

Viele Unternehmen verlassen sich deshalb nicht ausschließlich auf die Kenntnisse des Vorgesetzen über seine Mitarbeiter, sondern legen zusätzlich eine Qualifikationsmatrix an. Darin wird erfasst, ob und zu welchem Grad, oder welchem Level ein Mitarbeiter eine bestimmte Qualifikation erfüllt. Das kann so simpel sein wie eine Tabelle mit einem „X“ für „kann er“ und einem „:)“ für „kann er gut“, oder der Darstellung zu wieviel Prozent ein Mitarbeiter eine Qualifikation beherrscht. So ist es möglich, sowohl persönliche Einschätzungen des Vorgesetzten sowie offizielle Zertifikate festzuhalten.

Für jeden der plant, welcher Mitarbeiter wann an welcher Maschine zu arbeiten hat, ist es relevant zu wissen, ob der Mitarbeiter fähig ist, diese Tätigkeit auszuüben. Dabei muss er auch die Arbeitssicherheit, die Qualität des Produktes und Weiterbildungsaspekte im Blick haben.

Vorgesetzte müssen vermeiden, jemanden einzusetzen, der nicht qualifiziert ist. Das kann zu Qualitätseinbußen beim Produkt und folglich zu Unzufriedenheit beim Kunden führen, sowie Probleme der Arbeitssicherheit nach sich ziehen. Es muss immer gewährleistet sein, dass nur Mitarbeiter an Maschinen arbeiten, die dafür qualifiziert und zertifiziert sind. Sonst kann es zu Problemen wie mit Jupp an der Stanzmaschine kommen. Es kann außerdem bei der Arbeitseinteilung sinnvoll sein, eine Qualifikationsmischung auszuwählen, z.B. einen High Performer, der die anderen mitziehen kann. Dahinter stecken auch Weiterbildungsaspekte: Zum Erwerb von Qualifikationen gehört meist ein On-the-Job-Training. Dafür muss dem zu schulenden Mitarbeiter ein Tutor zugeordnet sein und die Möglichkeit geboten werden, regelmäßig auf der entsprechenden Position zu arbeiten, um die neue Qualifikation zu erlernen und zu festigen. Das gilt für neu anzulernende Mitarbeiter. Aber auch alte Hasen müssen ihre Qualifikationen in regelmäßigen Abständen auffrischen, um ihr Zertifikat nicht zu verlieren.

Sinnvoll ist es, alle Qualifikationen in einer Qualifikationsmatrix zu überblicken in der auch ein Soll/Ist-Abgleich möglich ist. Dadurch kann ich schnell Fragen beantworten wie z.B.:

• Welcher Mitarbeiter sollte sich weiterbilden?
• Wie viele Leute brauche ich mit der Qualifikation Stanzer/…?
• Habe ich genug Leute, die die neu erworbene Maschine bedienen können?

• durch Schulungen
• + durch On-the-Job-Training/Praxiserfahrung sammeln
• + durch regelmäßiges Auffrischen des Gelernten, um die Qualifikation zu behalten

Gutes Qualifikationsmanagement geht über Excel zur simplen Erfassung der Qualifikationen hinaus und birgt einen größeren Verwaltungsaufwand. Automatisches Aktualisieren, Benutzung durch mehrere Nutzer oder Datenpflege ausgeschiedener Mitarbeiter führen dazu, dass Excel nicht das Mittel erster Wahl für Unternehmen mit einer größeren Mitarbeiteranzahl ist. Moderne Systeme weisen eigenständig auf das Auslaufen von Qualifikationen und Regelverletzungen hin und erleichtern den Arbeitsaufwand bei der Personaleinteilung und im strategischen Aufbau der Mitarbeiter erheblich. Systeme, die zudem mit der Personaleinsatzplanung verknüpft sind, zählen automatisch mit, wie oft ein Mitarbeiter auf welcher Position gearbeitet hat und ob er somit seine Kenntnisse an bestimmten Maschinen regelmäßig auffrischt. Die Erfahrung, die Jupp hat, wird somit messbar.

In der Personaleinteilung achten Systeme insbesondere darauf, dass selbst, wenn ein Neuling ein Zertifikat erworben hat, er nicht direkt allein auf die Position geschickt wird, sondern Hilfestellung von einem erfahreneren Mitarbeiter bekommt. Und nicht nur die Qualifikationen an der Maschine sind relevant! Systeme können bei der Personalplanung auch berücksichtigen, dass genügend Ersthelfer und Brandschützer anwesend sind.

Für viele Unternehmen ist es im alltäglichen Geschäft ausreichend, sich auf die Einschätzung des Vorgesetzten bei der Personaleinsatzplanung zu verlassen. Es gibt Ausnahmefälle, wenn es um z.B. Arbeitssicherheit und Nachweispflicht geht. Aber auch im Hinblick auf Datendurchgängigkeit, Transparenz und Weiterbildung ist es sinnvoll, auf ein softwaregestütztes Qualifikationsmanagement zu setzen, um seine Arbeitskräfte bestmöglich einzuteilen und weiterzubilden.