Wo Fehler Vertrauen kosten: Arbeitszeitbewertung

Iris-Scanner, Fingerabdruck oder die klassische Stempeluhr – die Möglichkeiten zur Zeiterfassung sind vielfältig. Sie erfassen genau, wann welcher Mitarbeiter wo zur Arbeit erscheint, eine Pause macht, oder die Arbeit beendet. Teilweise kann die Hardware sogar aufzeichnen, an welcher Aufgabe ein Mitarbeiter gerade arbeitet. Ganz schön viele Daten, die dabei gesammelt werden. Diese müssen verwaltet und bewertet werden. Und, sie müssen korrekt sein. Denn die Daten sind relevant für die Abrechnung. Und die muss erst recht korrekt sein.

Insbesondere im Schichtbetrieb kommt es dennoch vor, dass Abrechnungen fehlerhaft sind. Das liegt vor allem an den vielen unterschiedlichen Zulagen und Zuschlägen, zum Beispiel für Wechselschichtarbeit, Arbeit während der Nacht, an Wochenenden oder Feiertagen. Einen Ausgleich gibt es in Form von Geld oder Freizeit. Wie das im Detail geregelt wird, steht in Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen.

Dazu kommt, dass im Leben nicht alles nach Plan läuft. Mitarbeiter kommen zu früh oder zu spät, machen Überstunden oder gehen früher nach Hause. Bei elektronischer Zeiterfassung können Fehler beim Stempeln zu fehlerhaften oder unvollständigen Zeiterfassungsdaten führen. So vergessen Mitarbeiter das Ein- bzw. Ausstempeln oder stempeln versehentlich doppelt. Überall dort, wo Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Zeit groß oder häufig sind, spielt die Zeitbewertung eine besonders wichtige Rolle. Denn in den meisten Unternehmen im Schichtbetrieb wird nicht die geplante Zeit, sondern die tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden bezahlt.

Wenn die Abrechnung teuer wird

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein höchst sensibler Bereich. Vertrauen spielt hier eine große Rolle.  Je mehr Abweichungen, Regeln und „Sonderfälle“ es gibt, umso schwieriger ist es, die Abrechnung nachzuvollziehen. Fehler in der Abrechnung sind teuer. Sie können das Vertrauen der Mitarbeiter kosten.

Das Unternehmen sollte deshalb potenzielle Fehlerquellen so weit wie möglich eliminieren. Passieren doch einmal Fehler, kostet das auch Zeit. Arbeitszeit, die anfällt, um widersprüchliche, abweichende oder unvollständige Zeiterfassungsdaten zu bewerten. Fehler müssen nachträglich korrigiert werden. In vielen Unternehmen gibt es dafür einen sogenannten „Zeiterfassungsbeauftragten“. Seine Aufgabe ist, die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit vollständigen und korrekten Zeitdaten zu versorgen. Wenn ein Mitarbeiter nun zum Beispiel fünf Minuten oder 13 Minuten zu spät einstempelt, muss der Beauftragte jedes Mal hinterlegen, ob zugunsten des Arbeitnehmers gerundet wird oder nicht.

Integrierte Software: schnell und fehlerfrei

Der Einsatz geeigneter Software spart viel Zeit. Individuelle Kriterien können direkt in die Bewertung miteinbezogen werden; darüber hinaus können Toleranzbereiche definiert werden. Solche Systeme sind üblicherweise in der Lage, Abweichungen innerhalb der Toleranz automatisch zu bewerten und zu korrigieren. Übersteigt eine Abweichung einen festgelegten Grenzwert, lässt sich einstellen, wie sich das System verhalten soll. Beispielsweise wird in der Regel ein verspäteter Dienstantritt von wenigen Minuten automatisch zugunsten des Mitarbeiters toleriert, darüber hinaus aber der tatsächliche Dienstbeginn gewertet.

Das reduziert den Arbeitsaufwand für die Zeitbewertung ganz erheblich. Der Zeiterfassungsbeauftragte braucht sich dann nur noch um die komplizierteren Fälle zu kümmern. Die Routinearbeit übernimmt das System für ihn. Es arbeitet fehlerfrei und schnell, weil ein Regelwerk hinterlegt ist.

Manche Fälle können nicht automatisch vom System bewertet werden. Sie erfordern eine manuelle Bestätigung. Das System kann diese Fälle übersichtlich anzeigen und die Nachbearbeitung dadurch erleichtern und beschleunigen. Am besten geht das ohne viele Schnittstellen, in der Dienstplanung integriert.

Das Ergebnis ist eine korrekte Abrechnung. Und, vor allem, Mitarbeiter, die darauf vertrauen können.

Aus der Vergangenheit für die Zukunft lernen

Der Planer wiederum erkennt anhand des Plan-Ist-Abgleichs, ob der Plan, den er erstellt hat, wirklich gut war. Die Erfahrungswerte fließen in die zukünftige Planung mit ein. Dienstplanung endet eben nicht mit Planung – sie wertet die Erfahrung aus, um ständig besser zu werden. Das hilft den Mitarbeitern und dem Unternehmen.