Workforce Management bedeutet, das richtige Personal mit den richtigen Qualifikationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort einzuteilen. Workforce-Management-Systeme unterstützen den Betrieb und die HR, indem sie den Personaleinsatz optimieren. Es geht also darum, Schichten und Arbeitszeiten, Arbeitsorte, Tausche, Aufgaben usw. zu organisieren. In Bezug auf Arbeitszeit- und Schichtmodelle spielt auch hier die HR eine Rolle. Workforce Management umfasst u. a. die Personaleinsatzplanung, Personalsteuerung und die Zeitwirtschaft. Demgegenüber dienen HR-Systeme dazu, Mitarbeiterstammdaten zu verwalten und Bewerbungen, Onboardings, Schulungen, Talentmanagement und die Personalabrechnung zu organisieren. Workforce Management wird zunehmend zur Basis der digitalen Organisation der Arbeit in Unternehmen.

Workforce Management findet im Spannungsfeld zwischen Arbeitszeit, Bedürfnissen der Mitarbeitenden und dem Serviceniveau statt. Zahlreiche Vorgaben aus Gesetzen, Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträgen sind bei der Planung und Steuerung zu beachten. Zudem existieren vielzählige soziale und kulturelle Gestaltungselemente. Eine optimierte, bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung und -steuerung findet die bestmögliche Balance für die jeweiligen betriebsindividuellen Ziele und Rahmenbedingungen. So werden Motivation der Beschäftigten, Arbeitszeitproduktivität und Kundenzufriedenheit gesteigert.

Workforce-Management-Software ermöglicht es, die beschriebenen Abläufe zu systematisieren, zu digitalisieren und zu automatisieren. Dadurch werden auch komplexere Bedarfsverläufe, Arbeitszeitmodelle und -vereinbarungen beherrschbar. Eine digitale Arbeitseinteilung ermöglicht reibungslosere operative Abläufe. Das erschafft Qualitätsvorteile sowie Produktivitätsvorteile im Sinne eines effizienten Arbeitszeiteinsatzes. Auch die Mitarbeitenden profitieren, z. B. indem  Überlastsituationen vermieden werden oder Mitarbeitende Einfluss auf Ihren Schichtplan nehmen können, beispielsweise in Form von Schichttausche. Eine digitale Personaleinsatzplanung kann dafür eingesetzt werden, die Work-life-Balance der Beschäftigten zu verbessern. Und schließlich kann ein digitaler Self-Service wesentlicher Bestandteil der digitalen Employee Experience sein.

Die Ideen der New-Work-Bewegung beeinflussen auch das Workforce Management. Im sogenannten „New Workforce Management“ werden die Schichtplanungsansätze nach individuellen (z. B. Lebensphasen-)Bedürfnissen der Mitarbeitenden stärker ausdifferenziert. Das heißt, dass die individuellen Interessen der Mitarbeitenden systematischer mit den betrieblichen Anforderungen in Einklang gebracht werden. Wie im New Work kann es durch New Workforce Management gelingen, einen höheren Grad an Selbstentfaltung zu realisieren, indem die Belegschaft mit einbezogen wird, sodass sie eine höhere Wertschätzung und eine höhere Zufriedenheit empfindet.